Gestão Documental

A solução de Gestão Documental FreeShop©, garante às organizações o processamento da documentação e a monitorização dos processos de execução/decisão associados, permitindo gerir e partilhar de forma eficaz uma estrutura distribuída de informação. Garante o suporte do sistema de informação e decisão da organização, otimizando o tratamento dos processos documentais e a sua circulação através de workflow, monitorizando os circuitos de distribuição e controlo da execução das tarefas elaboradas. A Gestão Documental FreeShop©, possibilita a entrada, circulação e armazenamento de documentos/informação em diversos formatos: correio eletrónico, ficheiros produzidos em computador, fax, imagens digitalizadas, registos simples, disponibilizando completa integração com a família de produtos Microsoft Office?

Possui capacidade de integração com informação existente noutros sistemas, garantindo a confidencialidade da informação produzida e recebida.


Vantagens

• Optimize o tratamento de processos e documentos
  

• Encurte o "Ciclo do Papel" aumentando a eficácia dos processos
  

• Aumente a rapidez de pesquisa e disponibilidade da informação
  

• Incremente o controlo dos processos da sua organização
  

• Construa um repositório digital do conhecimento disponível
  

• Agilize a execução de tarefas e a circulação da informação
  

• Diminua custos de processamento e arquivo
  

• Minimize custos de implementação e arranque
  

• Garanta a escalabilidade da solução e a integração com outros sistemas
  

• Assegure a protecção e retorno do investimento feito
  

Funcionalidades Principais

• Dando suporte ao conceito de Planeamento Colaborativo possibilitar aos grupos de trabalho e departamentos, planear executar, e controlar a manipulação de documentos e os processos de decisão;
  

• Gestão dos documentos (informação base, anexos e formatos digitais, múltiplas anotações, palavras chave, associação de documentos antecedentes e consequentes, comunicações produzidas e registo de circulação);
  

• Definição de entidades, contactos, documentos associados, processos e tipos de documentos;
  

• Pesquisa por múltiplos critérios (Palavras chave, Código de barras, Códigos de documento, Entidades, Datas, Nº Registo, colaborador etc.);
  

• Confidencialidade da informação com níveis de protecção dos documentos e dos layers de anotações gráficas nas imagens;
  

• Produção de protocolos para o envio/recepção automatizada de documentos entre colaboradores ou entidades externas (folhas de rosto/despacho e acesso a códigos de barras);
  

• Possibilidade de constituição de listas de distribuição de documentos;
  

• Definição de localizações físicas de arquivos e catalogação por código de barras para inventariação electrónica;
  

• Controlo de execução dos processos (prazos, etapas e decisões tomadas, tempos de execução e tempos limite, avisos, etc.);
  

Áreas de trabalho por colaborador:

• Actuação sobre documentos recebidos e criados;
  

• Produção de decisões associada aos documentos;
  

• Envio de alertas para acção ou conhecimento de colaboradores;
  

• Arquivo e classificação dos documentos;
  

• Criação de anotações, despachos e carimbos;
  

Áreas de Supervisão:

• Controlo sobre o trabalho do Grupo/Departamento:
  

• Reenvio de documentos e anotações;
  

• Obtenção de elementos estatísticos
  

• Produção automática de documentos estandardizados com possibilidade de distribuição por fax, e-mail ou SMS integrando com a Gateway de comunicações;
  

• Construção de Documentos, Relatórios e Gráficos (exportação para formatos normalizados (Word, Excel, Texto, Acrobat Reader, etc);
  

• Ligação a scanner de Interface Twain, digitalização multi-página e frente e verso (ADF e duplex com veloc. digit. até 100 ppm );
  

• Tratamento da imagem digitalizada, com correcção de contraste e granulado, encriptação, montagem, efeito de lupa e integração com ferramentas de OCR;
  

• Integração com informação existente em outros sistemas;
  

Administração de sistema:

• Gestão das tabelas de apoio;
  

• Configuração de documentos;
  

• Definição de processos;
  

• Perfis de utilizador;
  

Arquitectura
A Solução é desenvolvida sobre a linguagem de programação orientada a objectos, utilizando a plataforma de Base de Dados Microsoft SQL Server versão 7.0 ou superior.
Possibilita a exploração em ambiente Cliente/Servidor, permitindo a consulta em ambiente Internet/Intranet.
Foi concebida com um conceito modular permitindo a integração com os seguintes módulos:

• Produção de documentos/Construção de Relatórios
  

• Workflow
  

• Gateway de comunicações
  

Bem como com outros produtos de Gestão, desenvolvidos pela EISA Software, nomeadamente:

• CRM Vendas & Marketing
  

• CRM Serviço & Suporte
  

• Gestão Comercial
  

• Gestão Financeira