Gestão de Projectos
As empresas, são cada vez mais, espaços de interação de recursos e pessoas direcionados para a execução de projetos. As rotinas de trabalho tornam-se menos evidentes, a medição e controlo da eficácia das ações é mais difícil de aferir.
Esta nova forma de gestão por projetos e a alteração qualitativa da envolvente concorrencial tem determinado uma aceleração dos processos negociais, margens de comercialização mais competitivas e a flexibilização na alocação de recursos a atividades. Tornam-se assim prementes novas ferramentas e sistemas de informação que traduzam e se adequem a esta nova realidade.
O software de Gestão de Projetos Freeshop da EISA auxilia-o na gestão dos seus projetos, sejam de implementação interna ou externa (e.g.: prestação de serviços, apoio comercial pré e pós venda, contratação, subcontratação, etc.).
Conceitos
Gestão do ciclo de vida dos projectos.
Quer se iniciem por prospects (propostas), quer se constituam como projectos, controle o ciclo de vida dos seus projectos, definindo desde logo datas de início e fim, fases envolvidas, gestores, responsáveis e colaboradores.
Estimativa de custos por projecto, receitas potenciais e avaliação de rentabilidade.
Num clima económico dominado pela incerteza, é necessário efectuar a análise de custo/benefício dos projectos pois estes obrigatoriamente consomem recursos materiais, técnicos e humanos que não são inesgotáveis. A análise é facilitada pelo lançamento de custos e proveitos previsionais segundo planos de rubricas parametrizáveis.
Motivação de troca de informação entre os colaboradores.
Torne informação dispersa num activo de conhecimento. Com a possibilidade de toda a documentação estar indexada ao Pospect/Projecto e de ser acedida através do software, a informação que se encontra dispersa ganha novo significado estando agrupada e catalogada. Possibilitando aos Colaboradores agregarem informação de forma colaborativa, é dada às chefias uma ferramenta de gestão de expectativas importante para a manutenção do focus do projecto.
Troca de Informação facilitada aos diferentes níveis.
Todos os colaboradores de projecto têm possibilidade (mediante parametrização) de colaborar através da aplicação, efectuando o lançamento de horas e tarefas, despesas e actividades. A circulação da informação no sentido ascendente está assegurada e pode ser aceite ou corrigida pelos supervisores, que podem optar por previamente definir tectos máximos de recursos financeiros paras as várias rubricas de custo previamente definidas para os projectos.
Incorporação de materiais e recursos externos nos projectos.
Porque na maioria dos projectos é necessário não só mobilizar recursos internos, mas muitas vezes também ir buscar recursos ao exterior, o tratamento de consultas ao mercado assume uma importância particular. Faça o seu dossier de consulta a fornecedores de materiais ou serviços, com possibilidade de consulta multi-fornecedor, para vários itens de fornecimento, várias quantidades e possibilidade de definição de quesitos de aceitação. Faça o acompanhamento desse dossier até ao culminar do processo de decisão. Pode ainda despoletar automaticamente a ordem de encomenda ou contacto com o Fornecedor.
Máximo partido da informação associada ao projecto.
As necessidades de informação para a tomada de decisão não são uniformes. Consoante o nível a que se toma decisões, as características da informação vão variando quanto ao nível de detalhe, agregação e filtragem. A exploração em listagens e em ecrãs de consulta acessíveis e oportunos torna a tarefa muito mais facilitada, quer para o Director do Projecto, quer para os gestores intermédios. Se a isso juntarmos ferramentas que facilitam acções de marketing dirigido e CRM, tais como etiquetas, e-mail, direct mail, gestão de contactos, reúnem-se as condições de excelência para a criação de um ambiente catalizador do potencial das equipas de projecto.
Características Principais:
Projectos
Abertura de Prospects / Projectos e acompanhamento do seu ciclo de vida;
Alocação de Horas Previstas e Realizadas;
Despesas por rubrica / colaborador;
Estimativas de Custos e Proveitos;
Imputação directa de custos, proveitos e Análise de Rentabilidades;
Planeamento e execução da facturação do projecto;
Acesso a informação do cliente: contactos, projectos associados, tarefas, etc;
Gestão de documentos associados ao Projecto e sua integração num repositório de informação catalogada e pesquisável.
Execução de Tarefas
Agendas de planeamento multi-utilizador com vários níveis de detalhe;
Lançamento de Tarefas e Horas com posterior aprovação e ajustamento do supervisor.
Workflow dos Processos de Decisão
Aprovação e inclusão de despesas em projectos e pagamento aos colaboradores;
Previsão, execução, aprovação e imputação de horas a projectos;
Ciclo de execução / faseamento das tarefas dos projectos e processo de encerramento;
Ciclo de aprovisionamento.
Consultas ao Mercado e Ordens de Compra
Controlo de materiais utilizados no projecto;
Gestão do ciclo de consulta, decisão e aquisição de materiais e serviços;
Listas de fornecedores por tipo de consulta;
Emissão das consultas ao mercado para múltiplos fornecedores;
Produção automatizada das ordens de compra.
Despesas
Controlo de despesas associadas ao projecto;
Possibilidade de inserção de folhas de despesas por intervenientes, com associação das despesas a um plano de rubricas parametrizável;
Gestão das despesas por projecto (previstas e efectuadas).
Exploração da Informação
Mapas de Despesa por Pessoa, Projecto e classificados segundo Plano de Rubricas;
Planeamento Financeiro Global do Projecto (previsional e real);
Geradores e configuradores de relatórios;
Exportação da informação para vários formatos incluindo Word, Excel e Acrobat Reader.
Gestão da Relação com o Cliente
Registo de Tarefas e Contactos com entidades;
Listas de Distribuição para clientes e fornecedores;
Produção automatizada de documentos;
Emissão de Mailings, Etiquetas e e-mail.