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A solução de Gestão Documental FreeShop©, garante às organizações o processamento da documentação e a monitorização dos processos de execução/decisão associados, permitindo gerir e partilhar de forma eficaz uma estrutura distribuída de informação. Garante o suporte do sistema de informação e decisão da organização, otimizando o tratamento dos processos documentais e a sua circulação através de workflow, monitorizando os circuitos de distribuição e controlo da execução das tarefas elaboradas. A Gestão Documental FreeShop©, possibilita a entrada, circulação e armazenamento de documentos/informação em diversos formatos: correio eletrónico, ficheiros produzidos em computador, fax, imagens digitalizadas, registos simples, disponibilizando completa integração com a família de produtos Microsoft Office?


Gestão documental, freeshop

Possui capacidade de integração com informação existente noutros sistemas, garantindo a confidencialidade da informação produzida e recebida.


Vantagens

  • Optimize o tratamento de processos e documentos

  • Encurte o "Ciclo do Papel" aumentando a eficácia dos processos

  • Aumente a rapidez de pesquisa e disponibilidade da informação

  • Incremente o controlo dos processos da sua organização

  • Construa um repositório digital do conhecimento disponível

  • Agilize a execução de tarefas e a circulação da informação

  • Diminua custos de processamento e arquivo

  • Minimize custos de implementação e arranque

  • Garanta a escalabilidade da solução e a integração com outros sistemas

  • Assegure a protecção e retorno do investimento feito



Funcionalidades Principais

  • Dando suporte ao conceito de Planeamento Colaborativo possibilitar aos grupos de trabalho e departamentos, planear executar, e controlar a manipulação de documentos e os processos de decisão;

  • Gestão dos documentos (informação base, anexos e formatos digitais, múltiplas anotações, palavras chave, associação de documentos antecedentes e consequentes, comunicações produzidas e registo de circulação);

  • Definição de entidades, contactos, documentos associados, processos e tipos de documentos;

  • Pesquisa por múltiplos critérios (Palavras chave, Código de barras, Códigos de documento, Entidades, Datas, Nº Registo, colaborador etc.);

  • Confidencialidade da informação com níveis de protecção dos documentos e dos layers de anotações gráficas nas imagens;

  • Produção de protocolos para o envio/recepção automatizada de documentos entre colaboradores ou entidades externas (folhas de rosto/despacho e acesso a códigos de barras);

  • Possibilidade de constituição de listas de distribuição de documentos;

  • Definição de localizações físicas de arquivos e catalogação por código de barras para inventariação electrónica;

  • Controlo de execução dos processos (prazos, etapas e decisões tomadas, tempos de execução e tempos limite, avisos, etc.);


Áreas de trabalho por colaborador:

  • Actuação sobre documentos recebidos e criados;

  • Produção de decisões associada aos documentos;

  • Envio de alertas para acção ou conhecimento de colaboradores;

  • Arquivo e classificação dos documentos;

  • Criação de anotações, despachos e carimbos;


Áreas de Supervisão:

  • Controlo sobre o trabalho do Grupo/Departamento:

  • Reenvio de documentos e anotações;

  • Obtenção de elementos estatísticos

  • Produção automática de documentos estandardizados com possibilidade de distribuição por fax, e-mail ou SMS integrando com a Gateway de comunicações;

  • Construção de Documentos, Relatórios e Gráficos (exportação para formatos normalizados (Word, Excel, Texto, Acrobat Reader, etc);

  • Ligação a scanner de Interface Twain, digitalização multi-página e frente e verso (ADF e duplex com veloc. digit. até 100 ppm );

  • Tratamento da imagem digitalizada, com correcção de contraste e granulado, encriptação, montagem, efeito de lupa e integração com ferramentas de OCR;

  • Integração com informação existente em outros sistemas;


Administração de sistema:

  • Gestão das tabelas de apoio;

  • Configuração de documentos;

  • Definição de processos;

  • Perfis de utilizador;



Arquitectura
A Solução é desenvolvida sobre a linguagem de programação orientada a objectos, utilizando a plataforma de Base de Dados Microsoft SQL Server versão 7.0 ou superior.
Possibilita a exploração em ambiente Cliente/Servidor, permitindo a consulta em ambiente Internet/Intranet.
Foi concebida com um conceito modular permitindo a integração com os seguintes módulos:

  • Produção de documentos/Construção de Relatórios

  • Workflow

  • Gateway de comunicações


Bem como com outros produtos de Gestão, desenvolvidos pela EISA Software, nomeadamente:

  • CRM Vendas & Marketing

  • CRM Serviço & Suporte

  • Gestão Comercial

  • Gestão Financeira


gestão documental, freeshop
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